So gelingt ein erfolgreicher Planungsprozess in Unternehmen und Organisationen.
Nahezu jedes Unternehmen setzt sich kontinuierlich mit seiner Strategie auseinander. Daraus entsteht ein gemeinsames Zielbild und Maßnahmen werden definiert, welche die Zukunftsperspektiven des Unternehmens stützen und forcieren sollen. Eine erfolgreiche Umsetzung ist jedoch meist nur Theorie … die Realität sieht häufig anders aus.
Strategie vs. Planung
Die Unternehmensstrategie erklärt die gemeinsamen Ziele, doch so oft verfehlt der Plan zur Umsetzung das Ziel. Mit anderen Worten: Die definierten Maßnahmen und Vorgaben finden im künftigen Planungszyklus folglich wenig bis keinen Niederschlag in der laufenden Planung. Allzu oft wird eine Bottom-Up Planung vorgenommen in der Hoffnung, dass das erstellte Budget einigermaßen mit der Strategie harmoniert.
Ein integrierter digitaler Planungsprozess sollte aus unserer Sicht bestenfalls folgende Faktoren beinhalten:
- Integration der Strategie in den laufenden Planungs- und Forecastprozess und ständige Rückkopplung
- Top-Down / Bottom-Up und Gegenstromverfahren
- Automatische Erstellung der Finanzplanung (Cash-Flow, Bilanz und GUV) aus der operativen Detailplanung
- Automatische Integration aller relevanten Daten aus den diversen Vorsystemen
Planung schnell und zielorientiert
Die Detailplanung kann nur dort zielgerecht gestaltet werden, wo die Informationen vorhanden und die Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten angesiedelt sind. D.h. sinnvollerweise wird den Verantwortlichen der Organisationseinheiten ein Rahmen anhand einer Top-Down-Vorgabe grob skizziert, dessen anschließende Ausplanung sie dann konkretisieren. Alle vorhandenen und bereits fixierten Rahmenparameter sollten dabei aus den entsprechenden Systemen automatisch einfließen und nicht „planbar“ sein.
Auf Basis dieser technischen Prämissen wird ein Prozess installiert, der es ermöglicht schnelle Planungszyklen zu garantieren. Diese bewährte Vorgehensweise schafft die Möglichkeit, rasch auf neue Erkenntnisse zu reagieren. Die Beteiligten gewinnen zudem mehr Zeit, sich mit den Ergebnisinhalten umfassender zu beschäftigen oder für weitere Entwicklungen von Szenarien. Folglich sind die Verantwortlichen in der Lage zeitgerechter und kurzfristiger zu planen mit dem weiteren Vorteil, dass Fehlentwicklungen und Abweichungen rechtzeitig erkannt und somit zeitnah darauf reagiert werden kann.
Dynamik des integrierten Planungsprozesses
Die Einbettung dieses Planungsprozesses in die Unternehmensorganisation sowie in weitere Prozesse ist dabei von entscheidender Bedeutung. Eine Planung und darauf aufbauend die entsprechenden periodischen Analysemeetings können diesen Agilitätsvorteil nutzen oder komplett zunichtemachen. Indem allen Beteiligten vorab die Zahlen und Informationen klar sind, können Meetings lösungsorientiert und sachgerecht angegangen werden. Andernfalls wird viel Zeit vergeudet mit der Übermittlung von Fakten und dem Kreieren von Szenarien, was im schlimmsten Fall einen entscheidenden Wettbewerbsnachteil nach sich zieht.
Die laufende Planung ist die Summe aller Entscheidungen, die zu diesem Zeitpunkt getroffen worden sind. In einer sich schnell verändernden Welt müssen rasch Entscheidungen getroffen oder bestehende Entscheidungen revidiert werden können. Ein agiler Planungsprozess aktiviert und unterstützt diesen Vorgang.
