Sales controlling: definition, tasks & key figures

Vertriebscontrolling Definition:

Vertriebscontrolling überwacht, bewertet und lenkt Vertriebsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Vertriebsstrategie erfolgreich umgesetzt wird und Vertriebsziele erreicht werden.

Was ist Vertriebscontrolling?

Vertriebscontrolling dient dazu, den Umsatz und die Effizienz im Vertrieb zu steigern und die Erreichung der Unternehmensziele sicherzustellen. Dazu gehört unter anderem die Analyse von Verkaufszahlen, Kosten und Erträgen sowie die Überwachung von Kundenbindungsmaßnahmen und Marketingaktivitäten. Das Ziel des Vertriebscontrolling ist es, Entscheidungen auf der Grundlage von verlässlichen und aktuellen Daten zu treffen, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Vertriebscontrolling Aufgaben

Vertriebscontrolling Aufgaben umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten, die darauf abzielen, den Erfolg und die Effizienz von Vertriebsprozessen innerhalb eines Unternehmens zu überwachen und zu optimieren.

Diese Aufgaben beinhalten die Analyse von Verkaufszahlen, die Identifizierung von Umsatz- und Absatztrends, die Überwachung von Vertriebskennzahlen und die Implementierung von Maßnahmen zur Verbesserung von Vertriebsstrategien und -praktiken.

Durch die kontinuierliche Analyse von Daten und KPIs ermöglicht das Vertriebscontrolling die Feinabstimmung von Preisgestaltung, Produktmix und Kundenbetreuung, wodurch ein Unternehmen seine Wettbewerbsposition stärkt und nachhaltigen Wachstum fördert.

Mithilfe von Data-Mining können Unternehmen ihre Vertriebscontrolling-Aufgaben effektiver gestalten, indem sie verborgene Informationen aus großen Datenmengen extrahieren und nutzen, um fundierte Entscheidungen bezüglich Vertriebsstrategien und -taktiken zu treffen.

Die Portfolio-Analyse ist im Zusammenhang mit dem Vertriebscontrolling ein wertvolles Instrument, um die Performance und Rentabilität verschiedener Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu bewerten. Durch den Einsatz von Portfolio-Analyse-Methoden können Unternehmen ihr Vertriebscontrolling optimieren, indem sie Ressourcenallokation und Vertriebsstrategien an die Positionierung der Produkte oder Dienstleistungen im Portfolio anpassen.

Aufgaben im Vertrieb: Vertriebscontrolling & Vertriebsmanagement

Eine Übersicht der zentralen Vertriebscontrolling Aufgaben:

• Überwachung und Analyse von Verkaufszahlen, Umsatzzielen und Erträgen
• Überwachung von Kosten im Vertrieb, wie z. B. Reisekosten, Provisionskosten
• Überwachung von Kundenbindungsmaßnahmen, wie z. B. Kundenzufriedenheit
• Analyse von Absatzmärkten und Wettbewerb
• Überwachung und Analyse von Marketingaktivitäten, wie z. B. Kampagnen, Werbemaßnahmen
• Erstellung von Prognosen und Absatzplänen
• Unterstützung bei der Erstellung von Budgets und Forecasts
• Erstellung von Reports und Präsentationen für das Management
• Überwachung von Vertriebsleistungen und -erfolgen im Vergleich zu Zielen und Benchmarks.

Strategic and operational sales controlling

Within sales controlling, two decisive aspects can be distinguished: strategic sales controlling and operational sales controlling. Strategic sales controlling focuses on the long-term design and orientation of sales activities, whereas operational sales controlling focuses on day-to-day operations and the implementation of sales strategies and plans.

Strategic sales controlling

Strategic sales controlling has the task of ensuring the long-term orientation of sales and ensuring that corporate goals are achieved in the sales area. It supports management in the development and implementation of sales strategies and sales planning and helps to minimize risks and increase competitiveness.

An important component of strategic sales controlling is the analysis of the market and competitive situation. Among other things, this involves examining industry trends, customer needs and the activities of competitors. The sales strategy and targets are determined on the basis of these analyses.

Strategic sales controlling includes sales planning and budgeting. This involves analyzing and planning planned sales, costs and earnings in the sales area. Based on this sales planning, the necessary resources are provided and the implementation of the strategy is monitored.

Strategic sales controlling also has the task of monitoring and evaluating target achievement in the sales area and making adjustments where necessary

Operational sales controlling

Operational sales controlling comprises the daily activities in the sales area and the implementation of sales planning. Its task is to ensure the implementation of sales planning and to monitor the achievement of sales targets.

Operational sales controlling involves monitoring and analyzing sales figures, costs and earnings. Here, the actual sales figures are compared with the planned sales figures and deviations are analyzed. Based on these analyses, appropriate measures are taken to achieve the sales and earnings targets.

Another important component of operational sales controlling is the monitoring of customer loyalty measures and marketing activities. This involves monitoring customer retention and marketing activities and reviewing them for effectiveness. Based on these analyses, appropriate measures are taken to increase customer loyalty and optimize marketing activities.

In contrast to strategic controlling, which focuses on the long-term orientation of sales, operational sales controlling is mainly concerned with the day-to-day implementation of the sales strategy and monitoring the achievement of sales targets. Both areas work closely together to ensure that the company’s sales targets are achieved.

Wichtige Kennzahlen im Vertriebscontrolling

Im Vertriebscontrolling gibt es eine Vielzahl von Key Performance Indicators (KPI), also Vertriebskennzahlen die verwendet werden können, um die Leistung im Vertriebsbereich zu messen und zu überwachen. Einige Beispiele für KPI im Vertriebscontrolling sind:

• Umsatz: Dies ist eine der wichtigsten Vertriebskennzahlen und ein wichtiger Indikator für den Erfolg im Vertriebsbereich. Der Umsatz gibt Aufschluss darüber, wie viele Produkte oder Dienstleistungen verkauft wurden und wie hoch die Einnahmen des Unternehmens sind.
• Absatz: Der Absatz sagt aus, wie viele Produkte oder Dienstleistungen verkauft wurden.
• Kundenbindungsrate: Dieser Indikator gibt Aufschluss darüber, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, Kunden zu binden.
• Kundenakquisitionsrate: Die Kundenakquisitionsrate zeigt, wie hoch der Erfolg in der Aquirierung neuer Kunden ist.
• Durchschnittlicher Verkaufspreis: Dieser Indikator sagt aus, wie hoch der durchschnittliche Verkaufspreis pro Produkt oder Dienstleistung ist.
• Kosten pro Verkauf: Dieser Indikator gibt Aufschluss darüber, wie hoch die Kosten pro verkauftem Produkt oder Dienstleistung sind.
• Absatz pro Verkäufer: Der Absatz pro Verkäufer gibt an, wie viele Einheiten ein Verkäufer im Durchschnitt pro Zeitraum verkauft hat. Dies kann pro Tag, Woche, Monat oder Quartal berechnet und kann dazu verwendet werden, die Leistung von Verkäufern zu messen und zu vergleichen. Ein höherer Absatz pro Verkäufer-Kennzahl weist auf eine höhere Verkäuferproduktivität hin.
• Return on Investment (ROI) im Vertrieb: Return on Investment (ROI) ist gehört ebenfalls zu den wichtigsten Finanz- und Vertriebskennzahlen, die angibt, wie viel Gewinn oder Verlust eine Investition erzielt hat. Es berechnet sich, indem man den Gewinn oder Verlust, der durch die Investition erzielt wurde, durch den ursprünglichen Investitionsbetrag teilt. ROI kann auch als Prozentsatz ausgedrückt werden, indem man den Gewinn oder Verlust durch den ursprünglichen Investitionsbetrag multipliziert und das Ergebnis mit 100 multipliziert. Ein ROI von 100% bedeutet, dass die Investition den ursprünglichen Investitionsbetrag verdoppelt hat, während ein ROI von -100% bedeutet, dass die Investition den ursprünglichen Investitionsbetrag vollständig verloren hat.
• Lead-to-Sale-Ratio: Dieser Indikator sagt aus, wie erfolgreich das Unternehmen darin ist, potenzielle Kunden (Leads) in tatsächliche Kunden (Sales) zu verwandeln.

Es gibt noch viele andere KPI, die im Vertriebscontrolling verwendet werden können, je nachdem welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche Aspekte des Vertriebs es am meisten überwachen möchte. Es ist wichtig, die richtigen KPIs auszuwählen und sie regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Ziele im Vertriebsbereich erreicht werden.

Instrumente des Vertriebscontrollings

Eines der wichtigsten Elemente im Vertriebscontrolling ist die Messung und Überwachung der Leistung im Vertriebsbereich. Dazu gibt es eine Vielzahl von Instrumenten und Methoden, die verwendet werden können. In diesem Abschnitt werden einige Beispiele vorgestellt, um einen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten zu geben, die es im Vertriebscontrolling gibt. Von Dashboards, die einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen bieten, bis hin zu Forecasting-Methoden, die zukünftige Entwicklungen vorherzusagen ermöglichen. Erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Welt des Vertriebscontrollings und erfahren Sie, wie diese Instrumente und Methoden dazu beitragen können, das Unternehmen erfolgreicher zu machen.

Instrumente in der Übersicht

Berichtswesen

Berichte bieten eine detailliertere Betrachtung der Kennzahlen und können in unterschiedlichen Intervallen erstellt werden (z. B. monatliche, quartalsweise, jährliche Berichte).

Budgetplanung

Ein Budgetplan gibt an, welche Umsätze und Kosten für einen bestimmten Zeitraum geplant sind. Dies ermöglicht es, die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Ergebnissen zu vergleichen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Forecasting

Forecasting-Methoden ermöglichen es, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen und die Auswirkungen von Entscheidungen auf die zukünftigen Ergebnisse abzuschätzen.

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Break-Even-Analyse

Mit der Break-Even-Analyse lässt sich ermitteln, ab wann ein Produkt oder eine Dienstleistung kostendeckend arbeitet.

Kundenanalyse

Mit Hilfe von Methoden wie z.B. die RFM-Analyse (Recency, Frequency, Monetary) können Kunden nach ihrem Kaufverhalten segmentiert werden und es lässt sich erkennen, welche Kundengruppen am wichtigsten sind.

Gap-Analyse

Die Gap-Analyse ist ein Instrument, das es ermöglicht, die Lücke zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Zustand im Vertrieb zu erkennen. Dies kann beispielsweise in Bezug auf Umsatz, Marktanteil oder Kundenzufriedenheit erfolgen. Durch die Identifizierung dieser Lücken können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um den gewünschten Zustand zu erreichen.

Benchmarking

Benchmarking ist eine Methode, bei der man sich mit anderen Unternehmen im gleichen oder ähnlichen Marktumfeld vergleicht. Das Ziel ist es, die eigene Leistung im Vertrieb mit der von Wettbewerbern zu vergleichen, um Best Practices zu identifizieren und von anderen Unternehmen zu lernen.

Customer Value Management

Das Customer Value Management beschäftigt sich mit dem Nutzen, den ein Kunde aus einer Geschäftsbeziehung zieht. Es geht darum, die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden zu verstehen, um Angebote zu entwickeln, die diesen Nutzen maximieren.

Key-Account-Management

Das Key-Account-Management konzentriert sich auf die Pflege und Entwicklung von wichtigen Kundenbeziehungen. Hierbei geht es darum, die Bedürfnisse der wichtigsten Kunden zu verstehen und auf diese einzugehen, um langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Sales Controlling Software

In order to significantly support controlling and sales planning, the use of software solutions plays a decisive role. A recommendable software for sales controlling is Corporate Planner.

Corporate Planner is a software that enables the creation of business plans, budget and forecast forecasts, as well as the monitoring of the implementation of measures. Corporate Planner enables companies to more effectively pursue their strategic sales goals by automatically performing data analysis and sales planning.

Another highlight of Corporate Planner is the ability to summarize data on dashboards and reports, providing a quick overview of key sales metrics. The software is also capable of integrating data from multiple sources to perform a comprehensive analysis of business performance.

Corporate Planner provides the ability to share the results of the analysis with other departments in the company to enable better collaboration and decision making. This enables companies to continuously improve their sales strategy and tactics and adapt to changing market conditions.

Overall, Corporate Planner is an excellent choice for companies that want to achieve their strategic sales goals and improve their sales controlling performance. It offers extensive functionality and enables companies to plan, monitor and optimize their sales activities to achieve their business goals.

Zusammenfassung Vertriebscontrolling

Abschließend lässt sich sagen, dass das Vertriebscontrolling ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements ist, der dazu beiträgt, die Leistung des Vertriebs zu messen, zu analysieren und zu steuern. Es ermöglicht dem Unternehmen, seine Vertriebsstrategie und die Vertriebsplanung an die aktuellen Marktbedingungen anzupassen und so die Umsatz- und Gewinnmaximierung zu erreichen.